AI 기반 EDM 서비스 도입 시 체크리스트

AI 기반 EDM(전자문서관리) 서비스 도입 시에는 다음과 같은 체크리스트를 중점적으로 점검해야 합니다.

1. 도입 목적과 KPI 설정

   • 현재 문서 관리 현황(검색 시간, 중복 문서 비율 등) 분석
   • 구체적이고 측정 가능한 KPI 설정 (예: 검색 시간 50% 단축, 중복 문서 70% 제거 등)
   • ROI(투자 대비 효과) 산정 계획 수립

2. 문서 흐름 및 통합 구조 설계

   • 부서 간 문서 흐름과 승인 절차 명확화
   • 문서 유형별 권한, 승인자, 만료 정책 등 EDM 내 정책 설계
   • 기존 시스템과의 연계 및 통합 고려

3. 데이터 보안 및 관리 체계

   • 파트너사의 데이터 보안 정책과 인증 확인
   • 데이터 처리 전반에 대한 투명한 관리 체계 확보
   • 개인정보 및 기업 기밀 문서 보호 방안 점검

4. AI 모델 및 기술 검증

   • AI 도입 목표와 기대 효과 명확화
   • AI 성과 지표 및 검증 방법 제시 여부 확인
   • 실제 환경에서의 테스트 계획 수립
   • 멀티 에이전트 등 다양한 AI 모델 활용 가능성 검토

5. 프로젝트 일정 및 단계별 산출물 관리

   • 현실적인 프로젝트 기간 산정
   • PoC(Proof of Concept) 단계에서 작은 영역부터 시범 적용 및 효과 검증
   • 단계별 중간 산출물과 마일스톤 명확화

6. 도입 후 운영 및 사후 관리

   • API 연동 가이드 및 문서 제공 여부
   • 성능 모니터링 및 지속적 개선 계획 수립
   • 유지보수 범위와 비용 명확화
   • 사용자 교육 및 현장 지원 체계 마련

7. 리스크 평가 및 조직 내 협업 체계

   • AI 도입에 따른 리스크(보안, 법적, 운영 등) 평가
   • 조직 내 AI 활용 역량 강화 및 교육 계획
   • 부서 간 협업 및 커뮤니케이션 체계 구축

이 외에도, AI 기반 EDM 서비스 도입 시에는 클라우드 환경, 하이브리드 운영, 자동화 수준 등 기술적 인프라 조건도 함께 고려하는 것이 바람직합니다.

요약하면, AI 기반 EDM 도입은 단순 시스템 구축이 아니라 조직 문서 흐름 재설계, 보안 강화, AI 성능 검증, 운영 지원 체계 마련을 포함하는 종합 프로젝트로 접근해야 하며, 위 체크리스트를 단계별로 점검하는 것이 성공적인 도입의 핵심입니다.